Un Voyage Transformationnel avec une PME de 300 utilisateurs

Introduction

Dans l’ère numérique actuelle, la transformation digitale n’est pas seulement un choix, mais une nécessité. Chez Faraon Consulting, nous sommes constamment témoins de la manière dont l’optimisation des coûts IT (ou « cost killing« ) et l’harmonisation des outils IT sont des enjeux devenus stratégiques pour toute entreprise, de la TPE, en passant par l’ETI et les grands comptes. Le cost-killing est une pratique saine après des sessions de croissance externes, de rachats, de carve-out ou simplement après des phases d’empilement au fil des années. Pour les PME/ETI, les prestataires IT proposent une multitude d’outils qui font doublons et qui sont durs à gérer, que les prestataires en oublie la sécurité, le monitoring ou factures des tickets qui sont importants.

Une prestation de cost-killing est payée au succès ce qui en fait une prestation intéressante. Différents cabinets peuvent proposer différentes stratégies. La spécialité de FARAON CONSULTING, c’est de réduire les coûts tout en augmentant drastiquement le niveau de sécurité. Notre approche consiste en 6 étapes clefs:

Étape 1: Évaluation et Audit IT

La première étape dans notre approche est de comprendre l’état actuel de l’entreprise en effectuant un audit IT et SSI approfondi. Cela implique une évaluation complète des coûts, de la structure technologique, des outils IT utilisés, et des compétences disponibles en interne. Nous analysons également les contrats et accords existants avec les fournisseurs IT pour identifier les opportunités d’optimisation.

Étape 2: Identification des doublons et des inefficacités

Ensuite, nous examinons de près chaque composant technologique et outil IT, et identifions les redondances et les inefficacités. Les outils similaires ou ceux qui n’apportent pas de valeur ajoutée substantielle sont soit éliminés soit remplacés par des alternatives plus rentables et efficaces.

Étape 3: Négociations et Renégociations

Muni de notre analyse et de notre expertise, nous entrons dans une phase de négociation avec les fournisseurs IT. Notre objectif est de réduire les coûts, soit en renégociant les termes existants, soit en explorant des alternatives plus rentables sur le marché. Les économies réalisées lors de cette étape sont souvent réinvesties dans d’autres initiatives de transformation digitale.

Étape 4: Harmonisation des outils IT

L’harmonisation va au-delà de la simple standardisation des outils. Nous envisageons un système d’information intégré et cohérent qui répond non seulement aux besoins actuels de l’entreprise, mais est aussi scalable pour le futur. Cela implique souvent l’adoption de solutions cloud, d’hybridation et d’outils collaboratifs qui améliorent la productivité et l’efficacité opérationnelle sans alourdir le budget IT.

Étape 5: Déploiement et Formation

Après avoir établi un plan d’harmonisation, nous pilotons le déploiement des nouveaux outils et processus tout en assurant une transition en douceur. La formation des utilisateurs et des équipes IT est cruciale à ce stade pour garantir que les changements soient accueillis et adoptés à travers l’organisation.

Étape 6: Suivi continu et optimisation

La transformation digitale est un voyage, pas une destination. Même après le déploiement, nous assurons un suivi continu, surveillant les performances et l’utilisation des outils IT pour garantir qu’ils continuent d’apporter de la valeur et d’être alignés avec les objectifs de l’entreprise.

Mise en application

Rien de mieux qu’un exemple parlant, plongeons dans un cas d’usage réel auquel le cabinet a eu à faire et où nous avons orchestré et appliqué un telle stratégie de transformation pour une ETI de 300 utilisateurs.

Pour l’ETI à 300 collaborateurs, la stratégie a consisté à renégocier le prix des licences Microsoft 365 et de rationaliser les outils en arrêtant tous les outils en doublons avec ceux inclus dans la licence Microsoft Business Premium. Cette stratégie nous a conduit à une économie significative de plus de 50 000€ HT par an.

Une simplification et un gain de sécurité a été réalisé. Le MFA (Authentification multifacteurs) n’était pas activé, nous l’avons propagé sur tous les comptes. Nous avons également proposé différentes améliorations de sécurité et de gestion, notamment grâce à l’utilisation d’intune et l’arrêt de Miradore.

Une gestion simplifiée pour une sécurité renforcée.

Conclusion

La réussite de ce projet particulier a non seulement permis de réaliser des économies significatives pour l’ETI, mais aussi d’améliorer considérablement l’efficacité et la collaboration entre les utilisateurs. Chez Faraon Consulting, nous croyons que chaque entreprise a un potentiel inexploité qui peut être débloqué grâce à une gestion et une harmonisation IT intelligentes. Le cost killing ne s’agit pas seulement de couper dans les dépenses, mais d’investir de manière judicieuse pour construire un avenir digital durable.

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